Transformar el lenguaje de la administración tinerfeña

Las comunicaciones internas del Cabildo Insular de Tenerife son cercanas, claras, funcionales e invitan a la participación. Para lograrlo, ha sido necesario renovar el lenguaje, tanto textual como visual, que la institución utilizaba para dirigirse a sus más de cinco mil empleados y empleadas. Así ha sido el proceso para conseguirlo.

La Dirección Insular de Recursos Humanos y Asesoría Jurídica del Cabildo de Tenerife arrancó en 2020 una nueva estrategia de Recursos Humanos. Uno de sus principales objetivos era poner en valor a su plantilla y aumentar su motivación y sentimiento de pertenencia. Tenían claro que este proceso implicaba transformar el lenguaje y la forma de comunicarse con su equipo y confiaron en Prodigioso Volcán y en la Comunicación Clara para lograrlo.

El equipo, en el foco

En la planificación de las acciones del proyecto aplicamos la metodología ‘Sapiens’, un procedimiento que prevé una fase de comprensión. En esta etapa, nos centramos en conocer necesidades y expectativas de la Dirección y del conjunto de empleados.

Desde Prodigioso Volcán trabajamos con los resultados de los focus group que el propio Cabildo organizó para su estrategia de Recursos Humanos. Además, realizamos entrevistas personalizadas con profesionales de la institución y confeccionamos cuestionarios online a más de 400 empleados.

Todo ello nos permitió saber qué información era más importante para la plantilla del Cabildo y cómo prefería recibirla. Con este punto de partida y aplicando criterios de Comunicación Clara, dimos un giro de 180º a los mensajes que transmitía la institución. Logramos que sus comunicaciones fueran más atractivas, claras y funcionales.

Abordaje holístico

El primer paso del proyecto fue crear un lema sobre el que pivotaran todas las acciones: Contigo hacemos un Cabildo mejor. Con este mensaje desarrollamos un vídeo para presentar a la plantilla los cambios que se iban a producir en la institución. Mientras el equipo conocía los objetivos de la nueva etapa, creamos y renovamos las herramientas de comunicación interna a su disposición:

• Una intranet más atractiva y práctica. Depuramos toda la información existente y dejamos únicamente los contenidos más útiles, redactados de manera clara. Redefinimos las secciones y creamos menús de acceso rápido a los datos de mayor interés. Todo ello, con un diseño renovado para hacer la navegación más agradable y atractiva.

• • Plantilla para las comunicaciones por correo electrónico. Ayudamos a definir un nuevo diseño, en forma y fondo, para los correos enviados por el equipo de Recursos Humanos. El objetivo fue crear un estándar de correo que los empleados quisieran leer. Definimos la línea gráfica, con encabezados e imágenes de acompañamiento; jerarquizamos la información y definimos desde la extensión de los párrafos hasta el tono o la terminología.
  • Boletín interno. Esta herramienta de comunicación, que el Cabildo había utilizado tiempo atrás, se recuperó totalmente renovada. Creamos contenidos breves y de interés real para los empleados, explicados de tú a tú, de manera clara y directa. Usamos un diseño innovador y fresco para alejarnos de los comunicados institucionales y convertirlo en un producto apetecible de leer y con informaciones en las que la plantilla fuera protagonista.

• Infografía sobre ayudas sociales. El equipo de Recursos Humanos quería que la plantilla conociera las ayudas sociales a su alcance y cómo solicitarlas. Para ello, diseñamos una infografía que recogía toda la información de manera visual, sucinta y práctica.

Garantía de continuidad

Para garantizar que el cambio que proponíamos tenía continuidad en el tiempo, impartimos una formación específica en la materia. Además, creamos una guía para la confección del boletín interno, que requiere de instrucciones de diseño claro muy concretas. El objetivo era que el Cabildo pudiera trabajar de forma autónoma en el futuro.

Las 5 claves del proyecto

El equipo de Recursos Humanos del Cabildo de Tenerife tiene una nueva forma de relacionarse con sus empleados y empleadas. Esto es gracias a que en el proyecto hemos conseguido estos cinco hitos:

• Escuchar al público objetivo. Para que la estrategia pudiera ponerse en marcha fue imprescindible una fase de escucha activa de la plantilla. En cada paso buscamos resolver las necesidades manifestadas por los trabajadores y trabajadoras.
• Olvidar el lenguaje administrativo. La institución se atrevió a dejar atrás el lenguaje administrativo, excesivamente técnico y formal. Pasó a incorporar una nueva forma de dirigirse a su equipo, más directa, sencilla y atractiva.
• Transmitir cercanía y transparencia. El cambio en el lenguaje y el tono nos permitió crear comunicaciones más cercanas. Esto se tradujo en un ejercicio de transparencia de la institución con su plantilla.
• Crear productos atractivos. Cambiamos el lenguaje pero también el diseño de las comunicaciones para hacerlas más eficaces y atractivas. Además, diseñamos cada herramienta de comunicación para convertirla en un producto más actual, llamativo y legible.
• Formarse para dar continuidad al cambio. Incluimos en la estrategia una formación específica sobre Comunicación Clara acompañada de una guía y materiales de consulta. Esto garantizó que el proyecto no fuera una acción aislada sino un punto de inflexión para una nueva etapa comunicativa.